Page 14 - Dijital KobiEfor Aralık 2024

DOKÜMAN VE ARŞİV YÖNETİM SİSTEMLERİ

Belgeleriniz dijital, iş süreçleriniz hızlı ve güvenli:
Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemleri

Şirketlerin dijitalleşme süreçlerinde verilerin zaman kaybını minimuma indiriyor ,
korunması, güvenliği ve sürdürülebilirliğini operasyonel maliyetleri düşürüyor , arşivi ve
sağlayan ‘Doküman ve Arşiv Yönetimi verileri güvenli koruyor , verimliliği, hızı,
Sistemleri’, kağıtsız ofis ortamı ile işgücü ve tasarrufu ve çevreye uyumu artırıyor .

Ş irketlerin dijitalleşme süreçle- tayla işleyen yazılımlar , bilgiye hızlı eri- leri’ni kullanmaları, müşteriler , tedarik
rinde verilerin korunması, gü-
zinciri, çalışanlar , üst yönetim dahil
şimi sağlarken işlem sürelerini saniye-
venliği ve sürdürülebilirliği;
esneklik, çeviklik, verimlilik ve mini-
‘Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemleri’ lere indirgiyor , şirkete güvenlik, kurum dışı ve kurumiçi iletişimin daha
etkin olabilmesi, yönetimlerin doğru ve
ile sağlanıyor . Bu teknolojiler; şirket- mum maliyetle tasarruf imkanı sağlıyor . stratejik karar verebilmesi, geriye
lerde kırtasiyeciliği, bürokrasiyi, yöne- Sayısal ortamdaki bilgi, belge ve do- dönük uygulamalara kolaylıkla ulaşa-
tim ataletini sonlandırırken; iş kümanların organizasyonu ve yönetimi bilmesi, kurumsal denetimin verimli
süreçlerini dijitalleştirerek; hız, verimli- için geliştirilmiş bu teknolojiler , kurum- yapılabilmesi, dokümanların, arşivin,
lik, esneklik ve çeviklik sunuyor . ‘Dokü- ların ve şirketlerin, kurum içinde, ku- bilgilerin, belgelerin, verilerin güvenli
man ve Arşiv Yönetim Sistemleri’, ruma gelişinde veya çıkışında kontrollü korunmasıyla kurumsal hafızanın ko-
sayısal ortamdaki bilgi ve belgelerin dü- şekilde belgelerinin dağılımının yapıl- runması, şirket kültürünün sürdürüle-
zenli arşivlenmesine, kontrol edilebil- masını, belgelerini en etkin biçimde ar- bilirliği, personel, kırtasiye, kurye,
mesine, hızlıca erişilebilmesine, şivlemelerini, yönetmelerini ve ihtiyaç zaman vb. maliyetlerde tasarruf ve çev-
maliyetlerin azaltılmasına, reye uyumun artırılma-
gelirin %25’ine kadar da ta- sında önem kazanıyor .
sarrufa imkan sağlıyor . Veri güvenliği, süreç
Belgeler üzerinde yapılan ve operasyon iyileştirme
değişikliklerin izlenebilmesi ile işletmeyi akıllı hale
ve ilgili dokümanların ko- getiren bu teknolojiler ,
layca ilişkilendirilebilmesi, doküman ve arşiv yöne-
verimliliği artırıyor , kağıtsız timinin tamamını dijital
ofis ortamı ile kırtasiye, iş- ortama taşıma, belgeler
gücü ve zaman kaybını mi- için bulut üzerinde kolay
nimuma indiriyor . konfigürasyon ve anında
Dokümanların düzenli kullanım, mobil uygula-
dosyalanması, güvenli şe- mayla ister bilgisayar
kilde saklanması ve yetki- ister mobil ve akıllı ci-
lendirme sistemleriyle korunması, duyduklarında hızlı bir şekilde erişebil- hazlarla her an online erişim, yazılım ile
bilgiye erişim sürelerini kısaltırken, melerini sağlayan sistemler . Başarılı bir e-posta entegrasyonu, depolama ihti-
doğal afet veya donanım arızalarından belge arşiv sistemi, belgeye ve bilgiye yaçlarını kurum altyapısına uyumlu
kaynaklanan kayıpların önüne geçiyor . erişim süresini olağanüstü ölçüde kı- hale getirme, yetki seviyesiyle yüksek
saltarak kurum veya şirket bürokrasi-
Aynı zamanda, bulut tabanlı çözümler ve veri ve doküman güvenliği, doküman ve
mobil uygulamalarla belgeler her an sini robotik bir hıza ulaştırıyor . arşiv yönetimini ihtiyaçlar doğrultu-
her yerden erişilebilir hale geliyor . ‘Do- ‘Doküman ve Arşiv Yönetim Sis- sunda özelleştirme olanakları sunuyor .
küman ve Arşiv Yönetim Sistemleri’, şir- temleri’nin işletmelere faydaları: Bir Dokümanlara sadece yetkili kişilerin
ketlerin dijitalleşme yolculuğunda hız ve kurumda bilgi ve belgelerin %70’ten ulaşması mümkün. Başka uygulama-
güvenlik ihtiyaçlarına güçlü bir yanıt su- fazlası yapısal olmayan e-posta, MS- larla da konuşabilen bu teknolojiler ,
narak, operasyonel maliyetleri düşürü- Word-Excel-PowerPoint ve PDF gibi başka veritaban sunucusundan bilgi
yor ve çevreye uyumu artırıyor . dokümanlardan oluşuyor . Çalışanların eşleştirilebiliyor . Bilgi, belge ve dokü-
Yapay zeka (AI), Büyük Veri (Big Data), mesaisinin %40-60’ını belgeler ve ya- manlar , arşivler yanlışlıkla silinmiyor ,
OT/VT Teknolojileri, Bulut Bilişim (Cloud zışmalarla ilgili rutin işlemler alıyor . Bu kaybolmuyor , donanım arızalanması
Computing), Makine Öğrenimi (ML), işlemlerse işçilik maliyetlerinin orta- veya doğal afetlerden korunabiliyor .
Deep Learning (DL) gibi yeni nesil tek- lama %20-45’ine ve cironun da orta- Onay süreçleri hızlanıyor , kimin hangi
nolojilerle temellenen ‘Doküman ve lama %12-15’ine eşit. Şirketlerin; doküman, bilgi, belge, veri ve arşiv üze-
Arşiv Yönetim Sistemleri’nde, sıfır ha- ‘Doküman ve Arşiv Yönetim Sistem- rinde çalıştığı belli oluyor .
14 KobiEfor Dijital Aralık 2024