Page 14 - Dijital KobiEfor Şubat 2025

ELEKTRON K BELGE YÖNET M S STEMLER

Devam Kontrol Sistemi), Yeni Nesil İK Yönetimi, İK Analitiği, sağlanmasına yardımcı olur. Otomatikleştirilmiş iş akışları,
Kurumsal Arşiv Yönetim Sistemi, Bilgi Güvenliği ve Arşiv Yö- sözleşme onayları, kontrollü içerik ve faturalama gibi iş sü-
netim Sistemleri, Elektronik Belge ve Form Yönetim Sistemi, reçlerini kolaylaştırmalı ve ele alınması gereken bir görev ol-
Görüntü İşleme ve Düzenleme Yazılımı, Dijital Arşiv, Arşiv Yö- duğunda bildirim göndermeli.
netim Sistemi, E-Fatura, E-Arşiv, E-ArşivFatura, E-İrsaliye, •Uzaktan çalışma: Kullanıcıların dosyalara evden, ofis-
E-Defter, E-Dönüşüm Çözümleri, Elektronik Belge ve Arşiv ten, havaalanından, hastaneden, otelden, kafeden vb. her
Yönetim Sistemi. yerden ve genellikle herhangi bir cihazdan eriş-
mesine olanak tanımalı, her yerde uzaktan
Çözümleri seçerken dikkat çalışmayı sağlamalı.
edilmesi gerekenler Kağıt dokümanların • Akıllı arama: OCR (Optik Karakter
Elektronik Belge Yönetim Sistem- taranarak Tanıma), tam metin arama, otomatik
leri’ seçerken dikkat edilmesi gere- dijitalleştirilmesini ve ve akıllı indeksleme, başkaları ile
kenler şöyle: elektronik ortamda saklanarak paylaşma gibi özellikleri olmalı.
•Mevzuata uygunluk: KVKK ve yönetilmesini sağlayan yazılımlar. •Kolay kullanım: Dokümanları
GDPR standardlarına; ulusal ve Evrak yönetim sistemiyle bütün açmak ve arşive ulaşmak için
uluslararası veri koruma ve sak- belgeler, veriler tek bir ekstra bir program gerektirme-
lama ilkelerine uygun olmalı, de- merkezi alanda toplanır. meli.
netlenebilmeli. •Kullanılabilirlik: İş için temel tek-
•Entegrasyonlar: E-posta, ağ kla- nolojilerden biri olduğundan kolay eri-
sörleri, CRM, ERP, eski ECM vb. diğer iş sistemleri ve ha- şilebilirlik, çok az veya sıfır kesinti süresi ve kolay kullanım
vuzlarla entegre olabilmeli. önemli; çalışanlar dosyalara kolayca erişebilmeli, yönetebil-
•İçerik Zekası: Gelişmiş ‘Elektronik Belge Yönetim Sis- meli ve gezinebilmeli.
temleri’ yapay zeka kullanıyor. Yapay zeka, meta veri alanla- • Ölçeklenebilirlik: Sistemin ölçeklenebilirliliğine dikkat
rını doldurarak belirli veriler için dosyaları tarayarak, iş edilmeli. İşletmenin büyümesine veya değişmesine uyum
açısından kritik verileri dağınıklıktan ayırarak belgelerin sı- sağlayan gelişmiş özelliklere sahip çözümler tercih edilmeli.
nıflandırılmasına yardımcı olabiliyor. • Siber güvenlik: Güvenli arşivleme, izni olmayan kişilerin
•Veriye hızlı erişilebilirlik: Aranılan doküman, bilgi, belge erişememesi seçeneği olmalı. Erişim izni ve kontrol özellik-
ve veriye hemen ve hızla ulaşılabilmeli, her yerden her ci- leri, denetim izinleri, birleşik kimlik doğrulama, aktarım sı-
hazdan erişilebilmeli. rasında ve beklemede kurumsal dosya şifreleme, izinsiz giriş
•İş Akışı Otomasyonu: İş akışı otomasyonu, bir iş süre- algılama, veri kaybı önleme, yüksek kullanılabilirlik gibi sağ-
cindeki her adımın takip edilmesini doğrulayarak tutarlılığın lam güvenlik özellikleri sağlamalı.

‘Arşiv
Yönetimi’

nedir?

Arşiv Yönetimi,
şöyle tanımlanıyor:
“Sistemi tüm
uygulamanın
bakımı ve kullanımı
ile ilgili yönetim
alanıdır.
Bir kuruluştan
arşiv deposuna
transfer edildikten
sonra kayıtların elde
edilmesi, bakımı,
düzenlenmesi,
tanımlanması ve
geri alınmasıyla
ilgilidir.”

14 KobiEfor Dijital ubat 2025