Page 10 - Dijital KobiEfor Şubat 2025

ELEKTRON K BELGE YÖNET M S STEMLER

sorunsuz, güvenli şekilde işbirliği ya-
pabilecekleri web tabanlı bir ortak ça-
lışma alanı sunuyor. Bu nedenle sistem
üzerinde tüm yazışma ve doküman tra-
fiğini yönetebilmek çok önemli.
Tüm çalışanların etkileşim içinde ol-
duğu Elektronik Belge Yönetim Sistem-
leri; kurumsal bilgi kaynakları olması,
hukuki destek ve yasal süreçlere uyumu
sağlaması, farklı standartları destekle-
mesi, hesap verilebilirlilik, şeffaflık gü-
vencesi sunmasıyla öne çıkıyor.
‘Elektronik Belge Yönetim Sistem-
leri’, doküman ve arşiv yönetiminin ta-
mamını dijital ortama taşıyor, bilgiler,
dokümanlar, arşiv ve tüm veriler bulut • Arama, Dosyalama ve Arşivleme: ile otomatik başlatılan akışlar saye-
üzerinde kolay konfigürasyonla anında Dokümanı, verileri, bilgileri arayıp bul- sinde dokümanın kimlere gönderilece-
kullanılabiliyor, mobil uygulamayla bil- mak ve arşivlemek kolaylaşıyor. Dü- ğinin bilinmesine gerek yoktur. Akış
gisayar, mobil ve akıllı cihazlardan her zenli şekilde bilgilerin, dokümanların, içerisindeki bilgilendirme mailleri gön-
an online erişilebiliyor, yazılımla e- verilerin dosyalanmasını ve saklanma- derildiğinden, yapılan değişikliklerden
posta entegrasyonu sağlanıyor, depo- sını sağlıyor. Fiziksel arşivler, dijital ar- ilgili departmanlar haberdar oluyor.
lama ihtiyaçları kurum altyapısına şivde uygun koşullarda saklanıyor, yer Sistem, dokümanların doğru kişilere
uyumlu hale getirilebiliyor, yetki seviye- kaybı azalıyor, zaman kazandırıyor. Bel- gönderilmesini otomatikleştiriyor, böy-
siyle yüksek veri ve doküman güvenliği, gelerin yıpranması ve kaybolması ön- lece süreçler hızlanıyor, hata oranı dü-
doküman ve arşiv yönetimini ihtiyaçlar leniyor, dokümanların sisteme hızlı şüyor.
doğrultusunda özelleştirme, iyileştiril- girişi, hızlı belge önizleme yapılıyor. Da- • Dijitalleştirilmiş iş akışları: Bel-
miş uyum önlemleri, hızlı ve kolay hili PDF düzenleyici, versiyon kontrolü- geler, veriler ve tüm iş süreçleri dijital
belge arama, gelişmiş işbirliği olanak- Windows ve MS Office Entegrasyonu, ortamda yönetiliyor, bu hızlı ve güvenli
ları sunuluyor. detaylı ve esnek belge profilleri, otoma- bir belge erişimini, dahili ve toplu ta-
tik e-posta arşivleme, E-posta bildirim- rama arayüzü, tanımlanmış indeksler
‘Elektronik Belge ve Yönetim leri ve uyarıları, belge görev ile evrak arama, evrak içinde metin
Sistemleri’nin şirketlere faydaları hatırlatmaları, kontrollü sanal değişik- arama, arayüz özelleştirme,
• Akıllı ve kağıtsız ofis: ‘Elektronik lik, sürüm kontrolü, faks entegrasyonu, OCR/ICR/OMR/ Barkod okuma, OCR
Belge Yönetim Sistemleri,’ tüm elek- dijital imza, elektronik imza entegras- ile tam metin arama, otamatik iş akışı,
tronik ve taranmış bilgileri, doküman- yonu, otomatik yedekleme ve geri yük- aynı anda çoklu erişim, yetkiye dayalı
ları, verileri; bir kütüphane yapısı içinde leme, detaylı raporlama, yer kaybını belgeye ulaşma sistemi, harici klasör
dosya odaları, dosya dolapları ve kla- azaltma, zaman kazandırma, belgele- izleme imkanlarını sağlarken, manuel
sörlerle organize edebiliyor. ‘akıllı ve rin yıpranmasını ve kaybolmasını ön- işlem süreçlerini ortadan kaldırıyor, sıfır
kağıtsız ofis’ ortamında; başka uygula- leme imkanlarını sunuyor. hata ile işlemler yapılabiliyor.
malarla konuşabilen ve entegre olabi- •Otomatikleştirilmiş iş akışları: • Esneklik ve çeviklik: Bulut tabanlı
len ‘Elektronik Belge Yönetim ‘Elektronik Belge Yönetim Sistemleri’ çözümler sayesinde, belgeler, bilgilere
Sistemleri, başka veritaban sunucu-
sundan bilgi eşleştirmesine de olanak
tanıyor. Dahili PDF düzenleyici, versiyon ‘Elektronik Belge Yönetim Sistemi’ (EBYS) nedir?
kontrolü-Windows ve MS Office Enteg- Elektronik Belge Yönetim Sistemi, “Kurumların faaliyetleri sırasında oluş-
rasyonu, detaylı ve esnek belge profil- turdukları her türlü dokümantasyonun, üretiminden nihai tasfiyesine kadar
leri, otomatik e-posta arşivleme, olan süreç içerisinde arşivlenmesini ve yönetilmesini sağlayan sistemdir”
E-posta bildirimleri ve uyarıları, belge diye tanımlanıyor. Bir başka tanıma göre; “Kurumların iç ve dış etkileşimleri
görev hatırlatmaları, kontrollü sanal sonucu oluşan belgelerin elektronik ortamda yönetilmesini sağlayan sis-
değişiklik, sürüm kontrolü, faks enteg- temdir.”
rasyonu, dijital imza, elektronik imza Bir diğer tanımsa şöyle: “Elektronik ortamda belgelerin üretilmesi ve bu
entegrasyonu, otomatik yedekleme ve belgelerin kontrol edilmesi, düzenlenmesi, kullanılması ve arşivlenmesi
geri yükleme, detaylı raporlama, yer için ya da fiziksel ortamda mevcut olan belgelerin elektronik ortama geçi-
kaybını azaltma, zaman kazandırma, rilmesi için yapılan programlar ve uygulamalardır. Yazışmalarla ilgili bütün
belgelerin yıpranmasını ve kaybolma- süreçlerin bilgisayar ortamında yapılmasına olanak sağlar.”
sını önleme imkanlarını sunuyor.
12 KobiEfor Dijital ubat 2025